Google Workspace ou Office 365 : pourquoi s'équiper en TPE-PME

Article sur la technologie. Avec le temps, les technologies évoluent : certaines informations peuvent être périmées.

Est-ce que je dois avoir un abonnement Google Workspace ou Office365 ?
C’est une question récurrente pour les TPE, les associations ou encore les autoentrepreneurs. Après tout, en usage en ligne, Google et Microsoft proposent d’utiliser une grande partie de leurs outils gratuitement. Cependant, cela pose quelques limites…

Commençons par le commencement : Le nom de domaine

Dans le monde numérique d'aujourd'hui, avoir une présence en ligne est essentiel pour les entreprises ou même pour les associations. Le nom de domaine, votre « www », est votre adresse. Qui imaginerait avoir une entreprise sans adresse ?

Il est donc important de réserver son nom avant que d’autres le fassent à votre place ce qui peut arriver : nom d’entreprise identique, envie de vous nuire, etc. Un domaine en .fr coûte peu et vous sécurise.

Il est important de posséder son nom de domaine et ne pas l’acheter au travers d’offres trop « alléchantes » de créateurs de sites web qui vous « offrent » votre nom de domaine. Vous devez en être propriétaire pour avoir les pleins pouvoirs sur ce domaine demain, dans 1 an ou dans 10 ans.

Les solutions les plus simples sont d’acheter :

• Sur OVH si vous n’avez pas l’ambition de créer un site web de suite (et donc prendre le nom de domaine seul).
• Sur o2switch si vous souhaitez l’accompagner d’un site web (et donc de prendre une offre nom de domaine et serveur).

Ceci n’est pas une liste exhaustive mais une liste de sociétés fiables pour des besoins de l’ordre de la TPE / PME / Freelances / Associations (que nous utilisons chez UBNI).

Le cœur du besoin : le @votre-domaine.fr : professionnalisme et réassurance

Grâce à ce nom de domaine, vous pouvez enfin envoyer des mails avec votre nom de domaine et ça change tout. C’est une marque de professionnalisme qui apporte la confiance des tiers, de la stature à votre organisation.

Il est plus rassurant, même pour un particulier, de faire affaire avec john.doe@super-societe.fr qu’avec super-societe@gmail.com.

Vous pouvez, sans Google Workspace ou Office365, utiliser votre domaine comme boîte mail mais cela :

• Demande des compétences techniques.
• Nécessite de "soigner" son domaine pour éviter de finir en spam.
• Diminue la simplicité d’usage qu’apportent Microsoft et Google de pouvoir connecter en 30 secondes sa boîte sur son PC, sur son téléphone, sur une tablette, etc.

Il est donc préférable de passer par ces offres et d’avoir une configuration « simple » (il y aura quand même quelques opérations pour prouver que vous êtes propriétaire de votre domaine) et d’y consacrer un budget modeste… Plutôt que de passer des heures et des heures de configuration.

Vous serez plus utile / rentable dans votre business qu’à configurer des domaines, soyez focus sur vos forces.

Astuce : N’oubliez pas de transférer vos mails de votre ancienne boîte mail (super-societe@gmail.com) pour éviter de gérer deux boîtes ou de perdre des prospects / clients.

Boostez-vous : profitez des avantages de votre abonnement

Ce type d’abonnement offre plus qu’une boîte mail, selon l’opérateur (Google ou Microsoft) vous aurez accès à de nombreux outils qui seront des facilitateurs / accélérateurs dans vos métiers :

• Utiliser des Drives avec moins de limites : pour accéder à vos informations de partout et pouvoir changer de matériel sans difficultés.
• Utiliser les Forms : créer des formulaires pour récupérer de l’information automatiquement. Pourquoi poser 50 fois des questions à vos clients / partenaires quand ils peuvent répondre via un formulaire ? Un gain de temps pour vous et pour eux.
• Faites des visios sans limite : en 2 clics vous pouvez lancer / planifier des visios sans prise de tête et compatibles avec les invités.
• Gérer des to-do listes individuelles ou d’entreprise : les to-do listes, pouvant être liées aux mails, structureront vos idées / vos travaux.
• Partager des boîtes mails : comme les boîtes de contact.
• Etc.

En fonction de vos besoins, vous aurez aussi quelques outils disponibles uniquement dans Microsoft 365 ou Google Workspace. Choisir l’un ou l’autre demande un peu de réflexion et de questionnement sur vos usages.

Il est possible de passer de l’un à l’autre mais le transfert peut être plus ou moins complexe selon l’ampleur des éléments à migrer. Il est préférable de prendre le temps de la réflexion initialement.

Sécurisez-vous : prenez le contrôle

Cette partie concerne les organisations de plus d’une personne ou qui pourraient le devenir.

Certes, il vous faudra un abonnement par membre de votre organisation mais vous garderez le contrôle complet en cas de départ (qu’il soit volontaire ou non). En effet, les versions entreprises de Google et de Microsoft offrent un espace d’administration permettant : d’ouvrir ou restreindre les droits, récupérer les documents ou mails, etc.

En 1 clic, vous pouvez être serein et bloquer l’accès à l’espace Office365 ou Google Workspace ce qui empêchera vos anciens collaborateurs de continuer à utiliser les mails ou documents de l’entreprise sans devoir changer l’ensemble des mots de passe de l’entreprise.

Important : Avez-vous pensé aux risques des boîtes sans abonnement entreprise ? Quelques risques avec les boîtes comme Outlook ou Gmail :

• En cas de partage de mot de passe, vos collaborateurs pourraient vous exposer à une prise de contrôle par négligence (« Mot de passe - post-it », virus, mauvais usage, …) voire prise de contrôle car ils pourront changer le mot de passe eux-mêmes (en cas de conflit).
• En cas de création de plusieurs boîtes : john.super-societe@gmail.com, pierre.super-societe@gmail.com; Vous n’aurez jamais la main sur l’usurpation de votre société, tout le monde pourrait créer un toto.super-societe@gmail.com.

Conclusion

Le seul argument contre l’usage de solution d’entreprise packagée comme Office365 ou Google Workspace est le prix. Cependant, l’ensemble des avantages listés précédemment ne justifient-ils pas cet investissement ? Surtout qu'ils augmenteront votre productivité et votre réassurance, ce qui devrait être rentable. Les solutions en question sont, dans leur version TPE/PME, très abordables et s’en passer serait proche de la négligence.

Si vous avez besoin de conseil ou d’aide pour la mise en place d’Office365 ou Google Workspace, vous pouvez nous contacter. Nous vous accompagnerons dans le choix de la bonne solution et sur la mise en place de celle-ci.